Regelwerke

Keine Gemeinschaft kommt ohne Regeln aus. Eine Genossenschaft wie die unsrige hat eine Satzung, die etliche davon enthält. Wenn wir diese nicht einhalten, gibt es Rügen vom Verband, der uns einmal im Jahr prüft. Es gibt also eine Institution, die für die Kontrolle zuständig ist. 

Aber von diesen Regeln soll hier nicht die Rede sein. Sondern von jenen, die das tägliche Miteinander betreffen, die Abläufe, die gemeinsamen Aktivitäten, das Verhalten gegenüber anderen. Die meisten davon sind nirgendwo festgehalten, oder wenn, dann schlummern sie in einem der unzähligen Protokolle von Gruppensitzungen der letzten 10 Jahre. 

Ich erinnere mich zum Beispiel an den Versuch, die Nutzung von Gemeinschaftsflächen zu regeln. Es ging darum festzulegen, was auf die freien Flächen vor den Haustüren abgestellt werden darf und was nicht. Das Ergebnis einer längeren Diskussion gilt heute noch, auch wenn sich vermutlich die wenigsten an die damals aufgestellten Regeln erinnern werden.

So ist das mitunter: Es gibt Regeln, die werden einfach befolgt, weil sie verinnerlicht wurden. Andere werden ab dem Moment ignoriert, in dem sie aufgestellt werden. Aber was ist überhaupt eine Regel?

Kürzlich habe ich zu diesem Thema einen Workshop in einem Projekt moderiert, bei dem wir zu recht interessanten Erkenntnissen kamen: 

• Regeln sind konkrete Vorgaben mit klaren Wenn-Dann-Strukturen, zum Beispiel: „Beim Schach zieht der Läufer diagonal.“ Im Fall der Anwendung einer Regel sind die Konsequenzen klar: „Alle anderen Züge sind ungültig.“ Und es gibt jemanden, der die Einhaltung überwacht bzw. für die Anwendung der Regeln sorgt.
  
  
• Prinzipien sind grundsätzliche Aussagen oder Werte. Zum Beispiel: „Wir reduzieren Verpackungsmaterial auf ein Minimum!“ oder: „Wir teilen unser Wissen und halten keine Informationen zurück.“ Prinzipien lassen Interpretationsspielraum und dienen als Rahmen für Entscheidungen.
  
  
• Empfehlungen sind Regeln, deren Einhaltung nicht eindeutig überprüft werden kann, deren Nicht-Befolgung auch keine direkten Konsequenzen hat. Die aber deutlich machen, welches Verhalten erwünscht ist. Zum Beispiel: „Wenn wir jemanden dabei beobachten, dass er/sie umweltschädliches Verhalten zeigt, sprechen wir ihn höflich an.“

In der Diskussion fiel uns auf, dass es noch eine Kategorie von "Regeln" gib, nämlich

• Handlungsanleitungen / Gebrauchsanweisungen: Sie sind eine Art operationalisierte Regeln / Prinzipien / Empfehlungen und beschreiben  konkrete Schritte, wie etwas umzusetzen ist.

Was allen klar wurde: Die Übergänge sind fließend. Aber ebenso deutlich wurde, dass die Unterscheidung sehr hilfreich war. Im weiteren Verlauf nahm sich die Gruppe die bisher aufgestellten Regeln vor und diskutierte zunächst, um was es sich bei der jeweiligen Formulierung eigentlich handelte. Im zweiten Schritte wurde überlegt, ob man die jeweilige "Regel" beibehalten, neu formulieren oder einfach abschaffen wollte.

Ein sehr spannender Workshop.

Das Los entscheidet

Das ist eine höchst spannende Geschichte. Mal angenommen, Ihr seid nach einem langwierigen Kennenlern-Prozess in der glücklichen Lage, dass mehrere Menschen in Frage kommen, in die Gemeinschaft aufgenommen zu werden. In Frage kommen bedeutet: Eure Gruppe kann sich alle als zukünftige Nachbarn gut vorstellen, es gibt keine Argumente, die gravierend gegen einzelne Parteien sprechen. Im Gegenteil: Alle bringen Eigenschaften und Kompetenzen mit, die in der Gruppe willkommen sind, und sie sind sympathisch und zugewandt - kurzum: Ihr könnt euch nicht entscheiden.

Was tun? Na, ist doch ganz klar - dann entscheidet das Los. Die Antwort erhalte ich, wenn ich Unbeteiligten die Geschichte erzähle. Aber ganz so einfach ist das dann doch nicht. Dann auch wenn man sich alle als zukünftige Nachbarn vorstellen kann - vielleicht hätte ich dann doch den Interessenten A ein klein wenig lieber als Interessentin B? Oder: B kennt sich mit Verwaltungsaufgaben gut aus, das wäre praktisch. Andererseits: A ist handwerklich gut unterwegs, auch nicht schlecht. Aber was wiegt schwerer?

Warum Kriterien nur bedingt helfen

Andererseits: A hat in seinem Leben noch nie in einer Wohngemeinschaft gelebt - B schon. Dafür hat sich A ziemlich aktiv in einem Verein engagiert. Hätten wir doch vorher noch klarer unsere Anforderungskriterien definiert. Tja hätte uns das geholfen?

Ich glaube nicht. Sicher, Kriterien wie Wohnungsgröße, Paar oder Alleinerziehende, Ältere oder Jüngere usw. lassen sich relativ gut benennen und am Ende auch "überprüfen" - aber wenn es um die persönlichen Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften geht oder gar noch solche Dinge wie Sympathie, da helfen auch noch so fein justierte Kriterien wenig. Weil sich solche Dinge nun mal nicht zuverlässig "messen" lassen. Mehr noch: Wenn viele mitreden können und sollen, dann gibt es auch viele Perspektiven und die unterschiedlichsten Wahrnehmungen.

So bleibt am Schluss die Frage: Hat jemand gegen Kandidat A einen schwerwiegenden Einwand? Gegen Kandidat B? Ist beides nicht der Fall, stehen wir erneut vor der Frage: Und nun?

Dann kommt wieder der Vorschlag mit dem Losentscheid. Aber der Widerstand ist groß: "Wir werden doch wohl in der Lage sein, eine Entscheidung zu treffen. Welch Armutszeugnis, so etwas Wichtiges dem Los zu überlassen!" Ist es das? 

Entscheidung per Mehrheit?

Nehmen wir mal an, wir entscheiden uns für die demokratische Variante. Oder besser: Den Mehrheitsentscheid. Von 28 Anwesenden entscheiden sich schließlich elf für A und neun für B und acht enthalten sich - ist das dann ein "guter" Prozess? 

Zum einen: Da nicht alle Mitbewohner bei dem entscheidenden Treffen anwesend sind, wir eine "Briefwahl" aber nicht zulassen, da die potenziellen Briefwähler die Diskussion ja nicht mitbekommen haben, hätte diese demokratische Wahl u.U. mit anderen Teilnehmern ganz anders ausgehen können - ob zum Besseren oder Schlechteren für die Gruppe sei mal dahin gestellt.

Zum anderen: Ist eine solch knappe Mehrheit tatsächlich aussagekräftig? Kann es nicht sein, dass die neun "Unterlegenen" deutlich stärkere Gefühle für ihren Kandidaten gehegt haben als die elf "Gewinner", die vielleicht lediglich einen geringen Vorteil für ihren Kandidaten gesehen haben. Spielt Gewichtung hier keine Rolle?

Und vor allem: Was sagen wir den abgelehnten Kandidaten: "Ihr habt mit 9:8 verloren. Die anderen waren uns lieber. Die anderen hatten mehr Unterstützer. Die fehlende WG-Erfahrung könnte den Ausschlag gegeben haben ... usw." Echt jetzt?

Also doch das Los. Genau so hat es sich zuletzt bei uns zugetragen. Klar, auch hier haben sich diejenigen als "Verlierer" gefühlt, die trotz der fehlenden gravierenden Einwände gegen einen Interessenten etwas lieber den anderen gehabt hätten. Aber sie haben nicht verloren, weil sie schlecht argumentiert haben. Oder weil die anderen sich durchgesetzt haben. Oder weil ihre Argumente nicht gehört wurden. Sondern weil die Münze einfach auf die andere Seite gefallen ist. Die Vorteile des Losverfahrens habe ich an anderer Stelle schon mal beschrieben (Per Zufall auf den Chefsessel).

Aber was stört die Menschen so sehr beim Losentscheid? Eine Hypothese: Sie verlieren die Kontrolle. Besser eine schlechte Entscheidung per Mehrheit als eine Zufallsentscheidung. Bei letzterer hat man es nicht mehr selbst in der Hand. Man ist dem "Schicksal ausgeliefert". Und wer ist das schon gerne.

Und die Bewerber? Die Verlierer sind enttäuscht. Aber sie wissen, sie wurden von uns nicht abgelehnt, sondern hatten einfach Pech. Wir hoffen, dass sie uns erhalten bleiben und bei der nächsten freien Wohnung immer noch Lust auf uns haben. 

Budget oder Planung?

Irgendjemand im Projekt muss sich mit Anschaffungen, Instandhaltung, Reparaturen oder sonstigen Aufgaben auseinandersetzen, für die Geldmittel erforderlich sind. Und wie in allen Organisationen möchte natürlich niemand, dass sinnlos Geld ausgegeben wird. Oder das allzu leichtfertig die begrenzten Mittel eingesetzt werden, um Dinge anzuschaffen oder für Aktivitäten auszugeben, die nicht von allen gemeinsam beschlossen wurden.

Da man aber nicht jede einzelne Ausgabe immer durch die komplette Gruppe absegnen lassen kann, ist es sinnvoll, Entscheidungen an kleinere Arbeitsgruppen oder auch Einzelpersonen zu delegieren. Da wird dann schnell der Ruf nach einem Budget laut: "Wie viel können wir denn in diesem Jahr für den Garten ausgeben?" 

Das mit dem Budget ist aber so eine Sache. Da schlägt jemand vor, für den Gemeinschaftsraum neue Kaffeekannen anzuschaffen, ein zweiter findet, man solle doch gleich drei bestellen, schließlich hätte man doch noch Geld im Budget übrig. Ein interessantes Argument: Nicht etwa, dass die Erfahrung zeigt, wie schnell eine Kanne zu Bruch geht ist die Begründung (dann könnte man auch überlegen, ob die Anschaffung überhaupt sinnvoll ist), sondern die zur Verfügung stehenden Mittel.

Ein weiteres interessantes Phänomen: Wenn das neue Jahr ansteht, wird wieder nach einem Budget gefragt: Können wir wieder den gleichen Betrag ausgeben wie letztes Jahr? Oder noch schlimmer: Wir haben im letzten Jahr nicht alles ausgegeben: Können wir den Rest mit ins nächste Jahr nehmen?

Budget begrenzen die Ausgaben - auf der einen Seite. Aber sie führen auch dazu, Geld in einem Bereich auszugeben, der vielleicht in einem anderen dringend benötigt würde. Was ist dann die Alternative?

Es gibt inzwischen Unternehmen, die ohne Budgetierungsprozesse auskommen. Die zwar eine langfristige Planung erstellen, sich aber dann regelmäßig die Zahlen anschauen und dann flexibel reagieren.

Transparenz ist entscheidend

In einer kleinen Genossenschaft ist das auch problemlos möglich. Bleibt die Frage, wie dann einzelne Gruppen entscheiden, ob und wie viel Geld sie ausgeben. Hier das Vorgehen bei uns:

Wir legen einmal im Jahr fest, wie viel Geld wir für Ausgaben zur Verfügung stellen (also jenseits aller Rücklagen und Gelder, die wir z.B. für mögliche Mietausfälle vorhalten). Diese Summe ist allen bekannt. Wenn nun eine Gruppe eine Ausgabe plant, dann muss sie diese beziffern und protokollieren. Meldet niemand hiergegen Bedenken an, gilt der Beschluss und sie kann die Ausgabe tätigen. 

Natürlich gibt es eine (satzungsmäßige) Höchstgrenze für einzelne Ausgaben, jenseits derer der Vorstand zustimmen muss, und eine weitere, über die nur die Mitglieder in einer Generalversammlung entscheiden können. Alle anderen Summen sind jedoch zulässig.

Das funktioniert natürlich nur, wenn alle wissen, wie viel Geld bereits ausgegeben ist bzw. wie viel noch in dem laufenden Jahr zur Verfügung steht. Die Mitglieder, die die finanzielle Situation laufend im Blick haben (unsere Finanzgruppe), würden sich sehr schnell melden, wenn eine Kleingruppe eine Ausgabe beschließt, die den Gesamtrahmen sprengt. 

Mit anderen Worten: Im vorgegebenen Rahmen können Gruppen Entscheidungen treffen. Die Frage vor einer solchen Entscheidung lautet also stets: Ist diese Ausgabe sinnvoll, d.h. steht die Gruppe zu der Planung UND wie würde dies wohl von der Gesamtgruppe eingeschätzt? Ist man sich bei Frage 2 nicht sicher, geht man mit dem Vorschlag besser in die Großgruppe. Was bei größeren Ausgaben stets der Fall ist.

Ob es funktioniert? Bis jetzt ja. Die Kleingruppen entwickeln ein gutes Gespür dafür, was und wie viel angemessen ist. Und das sorgfältige Protokollieren der Entscheidungen gibt dem Rest der Mitglieder die Sicherheit, dass alles transparent und damit für alle zugänglich ist.

Unsere Elefanten

Vor Kurzem habe ich in einem Vortrag von einem Format erzählt, das wir in unserem Projekt vor über einem Jahr ausprobiert haben. Es stammt nicht von mir, aber ich war zumindest an seiner Entwicklung ein wenig beteiligt. Vor uns kam es schon bei der Amaryllis eG zum Einsatz, ein Projekt, mit dem wir seit vielen Jahren freundschaftlich verbunden sind.

Nach meinem Vortrag wurde ich gefragt, ob das Vorgehen irgendwo beschrieben wurde, und ich habe festgestellt, dass eine solche Beschreibung noch gar nicht vorliegt. Nun denn ...

Der Hintergrund: In jeder Gemeinschaft, und sei sie noch so klein, gibt es Themen, die nahezu allen geläufig sind, aber die "offiziell" nicht angesprochen und auf keiner Tagesordnung erscheinen - und wenn, dann verstecken sie sich hinter anderen Themen. Dabei sind sie tatsächlich enorm wirkungsvoll und mächtig - so groß, dass wir sie als unsichtbare "Elefanten im Raum" bezeichnen.

So etwas kennen wir in Familien (z.B. der Onkel, der von einem Tag auf den anderen verschwunden ist, seine Familie im Stich gelassen und sich woanders ein neues Leben aufgebaut hat, über den niemand spricht, aber der als Elefant immer mit dabei ist, wenn sich die Familie trifft), in Unternehmen (der Chef, der ein Verhältnis mit einer Kollegin hat, was für viel Gesprächsstoff und Unmut sorgt, aber über das nie jemand formell ansprechen würde), in Vereinen, in Nachbarschaften, in Freundesgruppen - und natürlich auch in  Wohnprojekten.

Den Elefanten benennen

Wenn es aber so schwer ist, über den Elefanten offen zu sprechen, ihm einen Namen zu geben - wie macht man ihn dann sichtbar? Die Idee war, dies in einem geschützten Rahmen zu tun. Und das läuft so ab:

Die Gruppe trifft sich und nimmt sich ca. 2 Stunden Zeit. Zu Beginn wird eine Minute geschwiegen, alles sammeln sich (Klangschale). Dann erklärt die Moderatorin das Vorgehen - wobei im Vorfeld schon erläutert wurde, was in dieser Runde geschehen soll, nämlich das offene Ansprechen von Elefanten!

Alle Teilnehmer erhalten einen Zettel, der bereits beschriftet ist. Zum einen mit einem kleine Elefanten, zum anderen mit einem Platzhalter für Datum und Name. Denn ein Grundsatz lautet, dass die Benennung nicht anonym erfolgt!

Jeder darf einen oder mehrere Elefanten auf seinen Zettel schreiben, das Datum dazu und seinen Namen. Dann faltet er den Zettel und legt ihn in eine vorbereitete Box. Wenn alle ihren Zettel abgegeben haben, übernimmt ein Mitglied der Gruppe das Vorlesen. Bei uns war das jemand, der noch ganz frisch war, erst vor kurzer Zeit eingezogen.

Ein Zettel nach dem anderen wird vorgelesen, allerdings OHNE Nennung des Autors. Die Idee dabei: Es soll sich ganz auf den Inhalt konzentriert werden, allen ist aber bewusst, dass am Ende alle Zettel öffentlich sind. Nach dem Vorlesen wird der Zettel an eine Pinwand gehängt - alternativ mit Wäscheklammer an eine Leine.

Danach müssen alle tief durchatmen und das Gehörte sacken lassen. Jeder kann an die Pinwand treten und noch mal nachlesen, auch den jeweiligen Autor ansprechen und Verständnisfragen klären. Diskutiert werden die Inhalte an diesem Tag nicht mehr.

Nach der Pause - vor dem nächsten Thema, falls die Elefantensuche in einen größeren Workshop eingebunden ist - werden die Zettel wieder abgehängt, gefaltet und einem Mitglied zur Aufbewahrung mitgegeben. Dann vereinbart die Gruppe einen Termin, an dem die Elefanten weiter bearbeitet werden.

Kleine Anekdote am Rande: Bei uns meinte ein neuer Nachbar, der frisch eingezogen war, beim abschließenden Feedback: "Komisch, ich bin noch nicht lange hier, aber es gab kein Thema, das ich nicht mindestens einmal gehört habe!"

Die Elefanten verarbeiten

Beim Folgetermin, an dem alle teilnehmen, die hierzu Lust haben, liegen auf dem Boden mehrere weiße Blätter mit Formaten für die weitere Bearbeitung, z.B. Bearbeitung in der Großgruppe, Bearbeitung in einer bestehenden Kleingruppe, Bearbeitung in einer eigens hierfür zu gründenden Kleingruppe, Freilassen (weil sich der Elefant schon durch die Benennung erledigt hat), Einfrieren (wenn niemand ihn im Moment behandeln möchte), im persönlichen Gespräch bei einem Spaziergang klären (mit und ohne Moderation) usw. Da gibt es sicherlich noch mehr Ideen. 

Allen ist bekannt, dass an diesem Tag keines der genannten Themen bereits bearbeitet wird, es geht lediglich darum, den Ort festzulegen, wo der Elefant aufgegriffen wird. Die Kiste wird geöffnet und gemeinsam wird Zettel für Zettel dort abgelegt, wo er hingehört. Außerdem wird festgelegt, wer dafür zuständig ist, dass der Elefant auch wirklich aufgegriffen wird, wer ihn z.B. als Thema für ein Gruppentreffen anmeldet. In der Regel der Autor selbst.

Damit endet das eigentliche "Elefanten-Format". Wobei in unserem Projekt noch ein weiterer Schritt erfolgte: Ein Mitglied bastelte einen wunderschönen Elefanten aus Sperrholz, gestrichen mit Magnetfarbe, an die nun die Elefanten gehängt wurden mit der Bitte an die "Besitzer", sie aufzugreifen und an der richtigen Stelle unterzubringen. 

Elefanten, die bereits geklärt oder sich von selbst erledigt hatten, wurden an davon fliegende Tauben gehängt und in die Freiheit entlassen.

Ein Hinweis: Die Methode setzt ein großes Vertrauen in der Gruppe voraus. Dass es funktioniert, wenn es bereits größere Konflikte und Auseinandersetzungen zwischen Mitgliedern gibt, ist kaum wahrscheinlich. Dann sollten diese sicherlich zuerst behandelt werden.

No-Shows

Den Begriff hatte ich noch nicht gehört, aber nun weiß ich, worum es geht. Man - in diesem Fall unsere Wohngruppe - bietet eine Veranstaltung an. Genauer: Ein Info-Café, wo wir bei Kaffee und Kuchen über unser Projekt erzählen, interessierten Menschen alle Fragen beantworten und sie gerne durch das Haus, den Garten, die Gemeinschaftsräume und über die Laubengänge führen.

Im Vorfeld bitten wir unsere Mitglieder um Kuchenspenden, suchen Leute, die den Raum vorbereiten, die Kaffeemaschine starten und nachher wieder alles aufräumen. Im Vorfeld bitten wir auch alle, die sich anmelden, uns Bescheid zu geben, wenn sie verhindert sind. Wir begrenzen die Zahl der Gäste immer auf ca. 20, um ein lockeres Gespräch zu ermöglichen und gemütlich an Tischen zu sitzen. Da wir häufig auch mehr Anmeldungen haben, lassen wir dann bei Absagen weitere Interessenten nachrücken.

Zumindest war das bisher der Plan. Inzwischen haben wir die Erfahrung gemacht, dass wir uns das komplizierte Verfahren ersparen können. Egal, wie vielen wir zusagen - es kommt maximal die Hälfte der angekündigten Gäste. Selbst wenn wir noch einmal an den Termin erinnern und die Menschen dann versichern, dass sie kommen - Verbindlichkeit sieht anders aus. Wir überlegen, in Zukunft einen Kostenbeitrag zu erheben.

Offenbar üblich

Machen wir irgendwas falsch? Müssten wir die Menschen mehrfach an den Termin erinnern? An Werte wie Zuverlässigkeit oder Vertrauen appellieren? Oder ist es der Lauf der Dinge: Man meldet sich zu einem Event an, der kostenlos und damit von geringem Wert ist. Vielleicht trägt man ihn sich sogar in seinen Kalender ein - aber vermutlich mit Fragezeichen. Und dann passt es irgendwie doch nicht, war vielleicht nur so eine Idee. Oder etwas anderes kommt dazwischen. Wer weiß. Auf jeden Fall erscheint man einfach nicht. No-Shows nennt sich das. Nichterscheinen.

Mir ist das Phänomen nicht unbekannt. Bei den MWonline-Webtalks haben wir mitunter weit über 100 Anmeldungen - tatsächlich anwesend sind dann erstaunlich zuverlässig 50%. Eine Art Naturgesetz. Muss man das hinnehmen?