Vom Problem zur Lösung

Kürzlich arbeitete ich mit einer großen Gruppe, die noch nicht lange in ihrem wunderschönen Haus lebte und erste Erfahrungen mit dem gemeinschaftlichen Wohnen hinter sich hatte. Wie nicht anders zu erwarten, hatten sich inzwischen so einige Themen angesammelt, die für Verunsicherung, zum Teil Unmut, aber auch Ärger sorgten. Wie das so ist, wenn die Idealvorstellung vom Wohnen im Projekt auf den Alltag trifft.

Die Gruppe hatte etliche Themen gesammelt, die an diesem Wochenende bearbeitet werden sollten. Wir begannen mit einem Problem, das besonders dazu angetan war, stärkere Emotionen auszulösen. Und bei dem ebenso klar war, dass es nicht die eine und ultimative Lösung geben konnte. Wir wählten als Format die Fishbowl. Dabei diskutiert eine kleinere Gruppe (hier saßen die Mitglieder, die von dem Problem besonders betroffen waren) im Innenkreis, während der Rest der Teilnehmer in einem größeren Stuhlkreis außen herum sitzt und zuhört.

Die Struktur war wie folgt: Zuerst sammelten wir die unterschiedlichen Sichtweisen auf das Problem, die Frage lautete: Worum geht es genau? Als Moderator sorgte ich dafür, dass alle Äußerungen festgehalten wurden, ohne große Sortierung, einfach herunter geschrieben und per Beamer für alle sichtbar auf der großen Leinwand. Ich halte diesen Schritt für wichtig, auch wenn er relativ viel Raum einnahm und möglicherweise die Gefahr bestand, zu sehr der Problemsicht zu verfallen. Nachdem alle Aspekte des Problems auf dem Tisch lagen bzw. auf der Leinwand zu sehen waren, bekamen die Teilnehmer im Außenkreis die Möglichkeit, weitere Aspekte zu ergänzen. Wie so oft wiederholten sich dabei natürlich einige Ansichten, hier halt hin und wieder die Frage, ob sich das Gesagte mit dem deckte, was bereits zuvor festgehalten wurde.

In Schritt 2 wurde der Blick auf die Zukunft gelenkt - wobei es immer noch nicht um Lösungen ging. Die Frage lautete: "Was wünscht Ihr euch stattdessen?" Die Sätze begannen alle mit: "Ich wünsche mir, dass..." Auch dieser Schritt erwies sich als extrem wertvoll. Weil er deutlich machte, welche Bedürfnisse hinter den Klagen und Sorgen steckten. Und auch diese Sätze wurden alle notiert. Hin und wieder kamen Einwände gegen einzelne Wünsche auf, nach dem Motto: "Das ist doch unrealistisch!" Dann half der Hinweis, dass wir uns gerade ich der Runde "Wünsch dir was!" befanden und bekanntlich Wünsche nicht immer erfüllt werden (können).

Dieser zweite Teil ging deutlich schneller und veränderte schon die Atmosphäre. Es folgte Schritt 3: Nun ging es um konkrete Lösungsvorschläge. Und siehe da: Etliche lagen quasi schon bereit, sie steckten in der Kombination aus Problembenennung und Wunsch. Im Nu waren eine ganze Reihe von praktischen Vorschlägen und einfachen Regeln formuliert, auf die sich die Teilnehmer im Innen- und anschließend im Außenkreis einigten. Man spürte geradezu die Erleichterung, so wie man zuvor die Ungeduld spüren konnte, dass man doch endlich zu konkreten Lösungen kommen sollte.

Es folgte Schritt 4 - nämlich die Frage, ob jemand im Raum gegen eine der vorgeschlagenen Maßnahmen noch schwerwiegende Bedenken hatte. Hier galt es auszuhalten, dass es tatsächlich noch Skepsis gegenüber dem einen oder anderen Punkt gab und wir noch einmal überlegen mussten, was helfen konnte, die Bedenken aufzulösen.

Am zweiten Tag bearbeitete die Gruppe auch die weiteren Themen, dazu konnte sich jeder für das Thema melden, das ihm besonders am Herzen lag. Dabei gingen die Gruppen nach dem oben beschriebenen Ablauf vor, und sogar für mich überraschend schafften es (fast) alle Gruppen, die vier Schritte zu bearbeiten und Lösungen zu finden. Klar, dass die eine oder andere Idee im Nachgang zu diesem Wochenende noch weiter ausgearbeitet werden muss. Aber wir sind sehr weit gekommen, und es hat sich bezahlt gemacht, mit einem klar strukturierten Ablauf einen Rahmen vorzugeben, der, so vermute ich, der Gruppe auch in zukünftigen Diskussionen sehr nützlich sein wird.

Demokratie ist anstrengend

So manche Dinge erlebt man in einem Wohnprojekt in kleinem Maßstab, die auf gesellschaftlicher Ebene im Großen stattfinden. Hier wie dort geht es um die Frage, wie man Dinge so regelt, dass möglichst viele zufrieden sind oder zumindest nicht unzufrieden sind. Der Preis dafür ist hoch. Man muss sich nämlich austauschen, und zwar ständig. Und immer wieder. Manchmal dreht man sich lange im Kreis, bis man sich zu einer Lösung durchgerungen hat, von der im besten Fall alle sagen: Das ist eine vernünftige Sache, auch wenn ich mir selbst vielleicht noch etwas anderes gewünscht hätte. 

Dieses Ringen um eine Einigung ist der Kern jeder demokratischen Gemeinschaft. Das ist anstrengend, manchmal sogar so sehr, dass man sich in die Zeit zurückwünscht, in der man in seinen eigenen vier Wänden, in seinem eingezäunten Garten mit klaren Grenzen zum Nachbarn schalten und walten konnte. Und sich maximal mit dem Partner und vielleicht noch mit den Kindern einigen musste. Das war mitunter schon anstrengend genug.

So kommt es vor, dass einzelne Mitglieder frustriert den Rückzug antreten nach dem Motto: "Dann entscheidet doch, was Ihr wollt. Ich geb's auf, mir sind das zu viele Diskussionen, zu viel Gerede, zu viele Menschen, die mitmischen." Zum Glück erleben wir in unserer Gemeinschaft, dass diese Nachbarn beim nächsten Mal dann doch wieder dabei sind und es erneut probieren, bis jetzt ist noch niemand ganz ausgestiegen. Aber die Gefahr besteht auch weiterhin.

Nur was ist die Alternative? Ganz klar: Eine Hierarchie, der starke Mann oder die starke Frau an der Spitze. Oder zumindest ein Vorstand. Der bekommt dann alle Befugnisse, um zu entscheiden in der Hoffnung, dass er weiser und gerechter ist als die Gruppe und hin und wieder dann auch mal so entscheidet, wie ich das gerne hätte. Oder am besten immer. Realistisch? 

Sicher nicht. Nur wird man dann nicht über die Mühsal der Entscheidungsfindung stöhnen, sondern über die Unfähigkeit des Vorstandes, über dessen Selbstherrlichkeit, seine Ignoranz, seine Unfähgkeit. So wie man über Vorgesetzte am Arbeitsplatz schimpft. Die ja, zu dumm, es ebenso nicht allen Recht machen können. 

Ich habe heute morgen ein Interview mit dem Historiker Christoph Nonn gehört über "Wie Demokratien enden". Spannend, vor allem die Hypothese, dass viele Menschen heute schon deshalb so unzufrieden mit der Demokratie sind, weil sie sich so sehr an ihre Vorteile gewöhnt haben, dass sie nur noch die Nachteile sehen. Und allen Ernstes glauben, alles wird besser, wenn ein Mächtiger das Ruder übernimmt und den lästigen Diskussionen, Kompromissen und Absprachen ein Ende bereitet. 

Ein bisschen so ist es im täglichen Miteinander: Wenn die Zeiten vorbei sind, in denen die Eltern für uns entscheiden, haben wir die Wahl: Immer wieder auf's Neue nach gemeinsamen Lösungen zu suchen oder nach jenen zu rufen, die uns das abnehmen.

Innehalten

Kürzlich habe ich ein Treffen einer Gruppe moderiert, die soeben ein Mitglied verloren hatte, bevor ihr Wohnprojekt in die Tat umgesetzt war. Das heißt, eine Familie, die schon ganz lange mit von der Partie war, hatte sich entschlossen, die Gruppe zu verlassen. Die Gründe waren privater Natur, es gab keine Schuldzuweisungen an die Gruppe, dennoch war diese tief betroffen.

Es kam der Vorschlag, das Ereignis zu bearbeiten. Die Teilnehmer wollten nicht zum Alltag übergehen und sofort wieder in die Planung einsteigen, sondern ihre Empfindungen teilen. In einer sehr berührenden Runde äußerte jeder, wie es ihm ergangen war, als ihn die Nachricht erreichte. Die meisten wurden kalt erwischt und hatten damit nicht gerechnet. Außerdem sagte jeder, wie es mit der eigenen Motivation aussah, ob es ebenfalls Abschiedsgedanken gab oder gegeben hatte.

Hier und da war das der Fall, alle hörten aufmerksam zu und versicherten sich gegenseitig der Unterstützung. Sollte es irgendeine Chance geben, dass die Gruppe helfen konnte, ein Problem zu lösen, sollte man doch sich mitteilen und nicht bis zum letzten Moment warten.

Dieses Innehalten in einem Moment, in dem alle betroffen sind und betroffen reagieren, und diesen Moment mit allen zu teilen, hat mich sehr beeindruckt. Ich stelle mir vor, dass in allen Organisationen schwierige Situationen so bearbeitet werden. Könnte für die Psychohygiene und das Miteinander in jedem Team sehr wertvoll sein.

Moderatoren-Kompetenz

Vor Kurzem bat mich eine Baugruppe, die gerade ein ziemlich großes Bauprojekt organisiert, um Unterstützung. Sie möchte interne Moderatoren installieren, die die zahlreichen Teammeetings leiten sollen. Die Frage lautete: "Was sind die wesentlichen Kompetenzen eines Moderators?"
Ich dachte, dass ich nach über 30 Jahren Moderationserfahrung ziemlich klare Vorstellungen davon habe, was einen guten Moderator auszeichnet. Aber worauf würde ich achten, wenn ich aus einer Anzahl von "Kandidaten" die geeignetsten auszuwählen hätte? Tatsächlich stand ich noch nie vor dieser Frage. Hier meine Antwort - ohne Umfrage, wissenschaftliche Studie oder empirisch belegte Daten:

1. Zuhören können, d.h. in der Lage sein, Inhalte, Bedürfnisse und Emotionen bei Äußerungen wahrzunehmen. Könnte man auch mit Empathie beschreiben. Dazu gehört auch die entsprechende Haltung: Interessiert sich der Moderator tatsächlich für die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmer? Nimmt er sie ernst, egal, wie seltsam ihre Äußerungen im ersten Moment rüberkommen? Hat viel mit Respekt und Wertschätzung für andere zu tun. Wer dazu tendiert, bei "unsachlichen" Äußerungen die Augen zu verdrehen, hat sicher Probleme mit der Moderation.
2. Kernbotschaften erfassen können, d.h. das Wesentliche bei Äußerungen erfassen, Dinge auf den Punkt bringen können. Er muss sprachlich in der Lage sein, Botschaften so kurz wie möglich, aber auch so umfassend wie nötig, zusammen zu fassen, in Worte zu kleiden. Wer dazu tendiert, Beiträge zu interpretieren und sein eigenes Verständnis eines Themas mit der Aussage zu vermischen, wird Widerstand hervorrufen. Wichtig ist, dass Aussagen so wenig wie möglich interpretiert werden, sondern das Intendierte wiedergegeben wird.
   
   
3. Visualisieren können, d.h. knapp und anschaulich Dinge festzuhalten. Wenn die Teilnehmer ihre Äußerungen am Flipchart oder auf dem Bildschirm nicht wieder erkennen, entweder, weil sie verkürzt und unvollständig oder weil am Wesentlich vorbei formuliert wurden, werden sie sich unverstanden fühlen und sich wehren, im schlimmsten Fall resignieren. Die Visualisierung muss vom Moderator nicht unbedingt selbst übernommen werden, sie kann delegiert werden. Aber dann muss der Vertreter diese Fähigkeit beherrschen oder er bekommt vom Moderator die entsprechenden Stichworte genannt.
4. Auf Einhaltung der Spielregeln achten, dazu braucht es eine gewisse Gelassenheit und vor allem Mut zur Konsequenz. Wer hier Scheu hat, andere freundlich, aber bestimmt an die Spielregeln zu erinnern, weil er fürchtet, dass diese sich bevormundet fühlen, wird vermutlich von dominanten Teilnehmern "überrollt" und weniger ernst genommen.
5. Vertrauen in die Gruppe haben - die meines Erachtens schwierigste und wichtigste Voraussetzung für jeden, der Gruppen moderieren möchte.. Wenn jemand moderiert und nicht daran glaubt, dass die Gruppe schon die beste Lösung finden wird, dann wird er versucht sein, sich selbst einzumischen, zu lenken und zu steuern, um das seiner Meinung nach beste Ergebnis zu ereichen. Es ist dieses absolute Vertrauen in die Intelligenz der Gruppe, die keine fachliche Unterstützung durch den Moderator benötigt. Dazu muss man als Moderator es häufig auch aushalten, wenn die Gruppe auf Umwegen zum Ziel kommt. 

Vieles davon kann man üben und in Laufe der Zeit erlernen. Allerdings haben alle fünf Punkte auch etwas mit einer bestimmten Grundhaltung zu tun, nämlich die Einstellung, dass die Lösung bereits in der Gruppe steckt, und alles, was man tun muss, ist, sie dabei zu unterstützen, diese Lösung zu formulieren.
Dass dabei eine ganze Reihe von Techniken hilfreich sind, versteht sich von selbst. Man kann lernen, gute Fragen zu stellen, mit Zeichnungen Botschaften klarer zu machen, in Kleingruppen arbeiten zu lassen usw. usw. Aber letztlich sind das eben nur Techniken, mehr nicht.
Und wie erkennt man, ob jemand diese Fertigkeit und Einstellungen hat? Ich würde einfach fragen, was sie selbst für die wichtigsten Voraussetzungen für einen guten Moderator halten...

Die Rednerliste

Ein bekanntes Phänomen: Die Gruppe diskutiert über ein Thema, das emotional besetzt ist. Von vornherein ist klar, dass die Sache knifflig wird, weil der eine oder andere angespannt oder gar "geladen" in das Meeting geht. Keine leichte Aufgabe für den Moderator, alle Beiträge zu würdigen, darauf zu achten, dass niemand übersehen wird und dass es nicht zu hitzigen Auseinandersetzungen kommt.

Moderatoren kennen das Problem: Wie behält man den Überblick, wer etwas sagen möchte, wer auf wen gerne direkt antworten will und ob man Fragen zulässt, die sich nur allzu schnell als verkappte Gegenargumente herausstellen. Zum Beispiel so: "Ich habe dazu eine Verständnisfrage - kann ich die jetzt stellen?" - "Also ich habe verstanden, dass du dich darüber ärgerst. Aber hast nicht gerade du beim letzten Mal genau das Gleiche bemängelt und wirfst das jetzt anderen vor?"

Von Verständnisfrage keine Spur, sondern eine Attacke, die die sofortige Gegenreaktion hervorruft. Wenn der Moderator dann versucht, die Auseinandersetzung zu beenden, kann es schon zu spät sein: "Ich muss doch die Möglichkeit haben, darauf zu reagieren...!"

Es gibt ein sehr probates Mittel, das sich sehr bewährt hat, wenn es denn einmal eingeführt und zur Gewohnheit geworden ist: Die "Rednerliste".  Diese setzt erst einmal voraus, dass vor allem in größerer Runde die Regel eingeführt ist, dass sich jeder, der einen Beitrag hat, per Handzeichen meldet. Aber selbst wenn das gewohnte Praxis ist, ist der Moderator überfordert, sich zu merken, wer sich alles zu Wort gemeldet hat - vor allem dann, wenn es hitzig wird und es ganz viele zu Äußerungen drängt.

Genau dann benötigt der Moderator einen Assistenten, der sich auf einem Zettel notiert, in welcher Reihenfolge die Beiträge "angemeldet" wurden. Per Kopfnicken bestätigt er dem Teilnehmer, dass seine Meldung notiert ist und sorgt dann dafür, dass alle wie gewünscht zu Wort kommen. Der Moderator kann sich ganz auf die Inhalte konzentrieren, zwischendurch zusammenfassen, Äußerungen in einen Zusammenhang bringen, Klärungsfragen stellen und hin und wieder darum bitten, sich auf Argumente zu beschränken, die noch nicht genannt wurden.

Was dann oft passiert: Jemand hat sich gemeldet, steht aber auf der Liste der noch offenen Beiträge erst an fünfter oder sechster Stelle. Dann stellt er fest, dass sein Argument bereits von jemand anderem geäußert wird. Die Tatsache, dass er trotzdem gebeten wird, sich nun zu äußern, wenn er an der Reihe ist, verleitet am Anfang dazu, die Inhalte zu wiederholen. Meine Erfahrung zeigt aber, dass dies, je häufiger man das Verfahren anwendet, immer seltener wird und die Teilnehmer dann von sich aus einfach darauf hinweisen: "Hat sich erledigt, wurde eben von X schon erläutert."

Das eigentlich Faszinierende an dieser schlichten Vorgehensweise: Wenn sich jemand stark berührt fühlt durch einen Beitrag und sich spontan meldet, um "Dampf abzulassen", dann aber gebremst wird mit dem Hinweis: "Tut mir leid, erst sind noch vier andere an der Reihe, aber ich habe dich auf dem Zettel!", dann passiert es nicht selten, dass der Ärger schon halb verraucht ist, wenn es denn so weit ist. Und das gar nicht mal unbedingt durch die verstrichene Zeit, sondern weil die weiteren Beiträge mehr Klarheit und Verständnis gebracht haben und der "Aufreger" seine Kraft verloren hat.

Ich bin immer wieder fasziniert von der Disziplin und Geduld, die Menschen aufbringen, wenn sie erst einmal akzeptiert haben, dass es allen hilft, wenn man sich an diese einfache Regel hält. Und wie dankbar sie am Ende sind, dass diese "erzwungenen Denkpausen" ihnen geholfen haben, zu einem konstruktiven Dialog zu finden.

Feste Gewohnheiten

Ich kenne keine Organisation, in der Besprechungen eine Quell purer Freude sind. Fragen Sie mal rum, wer sich wirklich auf das nächste Meeting freut. "Na gut", könnte man sagen, "Besprechungen sind ja auch auch nicht zum Vergnügen da!" Aber ist das so? Wäre es nicht wunderbar, wenn sich Menschen zusammen setzen, zu guten Ergebnissen kommen und dabei sogar Spaß haben?

Das ist die Herausforderung. Nur, wenn die Mitglieder einer Gruppe sich auf das nächste Treffen freuen, wird es Ihnen gelingen, dass sich alle einbringen - sowohl mit Ideen als auch mit der Übernahme konkreter Aufgaben. Eine Voraussetzung dafür ist, die Treffen zur Gewohnheit werden zu lassen. Wenn Sie jedes Mal versuchen, einen neuen Termin zu finden, an dem möglichst viele können, wird schon die Terminsuche zur Qual. Daher legen Sie einen oder besser zwei feste Termine pro Monat fest, an denen sich die Gruppe zusammensetzt. Innerhalb kurzer Zeit werden sich alle daran gewöhnt haben, es gibt gar keine Diskussion mehr, wann und ob überhaupt eine Versammlung stattfinden soll.

Sodann spielt die Vorbereitung eine zentrale Rolle, das habe ich bereits beschrieben. Hinzu kommt der richtige Ort - was für viele Gruppen natürlich schwierig ist, wenn man noch nicht in dem eigenen Gebäude wohnt? Wir hatten Glück und konnten uns in der Räumen der Caritas treffen. Zudem stellten uns Mitglieder einer Kirchengemeinde einen schönen Raum zur Verfügung, in dem wir sogar jeweils einen ganzen Tag treffen konnten. Der Ort wurde zur provisorischen Heimat. Er hatte den Vorteil, dass wir dort sogar eine Küche nutzen konnten, und so brachten zu jedem Treffen einen Beitrag zum Mittagessen mit. Unsere Büffets waren bald legendär - allein sie waren schon ein Grund sich zu freuen.

Schließlich aber hilft all das nichts, wenn die Treffen selbst so verlaufen, dass sie für alle zur Belastungsprobe werden. Eine sinnvolle Agenda ist unabdingbar, aber die Art und Weise, wie die Diskussionen dann ablaufen, macht den Unterschied. Ohne Spielregeln und Menschen, die auf ihre Einhaltung achten, geraten die Veranstaltungen schnell aus dem Ruder - ein Grund, warum den meisten Menschen vor der nächsten Besprechung graut. Die Regeln müssen gar nicht kompliziert sein, es hilft schon ungemein, wenn man sich darauf verständigt, dass immer nur einer spricht und man sich meldet, wenn man einen Beitrag leisten möchte. Seltsam, dass diese einfache Regel so selten angewandt wird.

Manche Regeln entwickeln sich im Laufe der Zeit. Man probiert Dinge aus, stellt fest, dass sie mehr oder weniger gut funktionieren, lässt sie wieder fallen, modifiziert sie, probiert wieder aus - so lange, bis sich ein kleines Regelwerk entwickelt hat, das funktioniert. Was voraussetzt, dass die Regeln immer wieder in Frage gestellt werden. Kompliziert ist das nicht, man muss nur hin und wieder mal an Ende eines Treffens fragen, was gut und was weniger gut war. Und dann gemeinsam überlegen, was man beim nächsten Mal ändern möchte.
Auch diese "in Frage stellen" sollte zur Gewohnheit werden. Alles kein Hexenwerk...

Treffen organisieren

Vom ersten Kennenlernen ist es ein weiter Weg, um in den Arbeitsmodus zu gelangen. Vielleicht passt der Begriff "Arbeit" dem einen oder anderen nicht, aber letztlich ist es das, was zwischen der Idee und ihrer Verwirklichung liegt: Eine Menge Arbeit.

Den Start machen in der Regel unstrukturierte Treffen, bei denen Ideen und Meinungen ausgetauscht werden. Und vermutlich werden Sie auch keine Protokolle Ihrer ersten Treffen anfertigen. Wäre aber eine gute Sache, denn sonst fangen Sie beim zweiten Treffen wieder von vorne an. Im Grunde ist es ganz einfach: Sie überlegen sich vor einem Treffen eine Tagesordnung und verschicken diese an alle Teilnehmer. Oder stellen sie zu Beginn des Treffens kurz vor, fragen, ob es noch weitere Themen gibt und gehen diese dann Schritt für Schritt an.

Außerdem benennen Sie einen Teilnehmer als Protokollanten und bitten ihn, nach jedem Punkt kurz zu erzählen, was er notiert hat. Sorgen Sie dafür, dass nur das festgehalten wird, was auch beschlossen wurde, dazu ein Name hinter jeder Aktion, damit klar ist, wer den Punkt weiter verfolgt. Ganz wichtig: Das Protokoll sollte möglichst wenige Tage nach dem Treffen bei allen Teilnehmern sein.

Klingt banal? Ich habe selten erlebt, dass Gruppen von Menschen von Anfang an so diszipliniert vorgehen. Aber genau das ist unsere Erfahrung: Je strukturierter Sie von Anfang an Ihr Projekt angehen, desto schneller gewöhnen sich alle daran. Was nicht bedeutet, dass diese Disziplin zum Selbstläufer wird. Spätestens, wenn sich Untergruppen bilden, was bei größeren Vorhaben eine gute Sache ist, tendieren Menschen dazu, das lästige Protokollieren gerne mal unter den Tisch fallen zu lassen. Oft sind es vor allem diejenigen, die besondere Positionen einnehmen wie z.B. der "Vorstand" - wenn Sie einen solchen haben -, der sich im kleinen Kreis trifft und die Ergebnisse des Treffens nicht festhält.

In heutigen Zeiten ist es nicht so schwer, die Dokumente elektronisch zentral abzulegen, so dass jedes Mitglied darauf zugreifen kann. Das Spannende daran ist: Allein die Tatsache, dass die Ergebnisse irgendwo abrufbar sind, ist ausschlaggebend. Viele werden sie nach dem Treffen gar nicht lesen, aber irgendwann tauchen Fragen auf wie "Wo wurde das denn beschlossen?"

Und selbst wenn nicht: Dinge, die schriftlich fixiert sind, haben eine ganz andere Verbindlichkeit für alle, deren Namen hinter einzelnen Aktionen stehen. Spätestens kurz vor dem nächsten Treffen werden diese sich erinnern und rasch noch aktiv werden. Deshalb dienen Protokolle als die beste Vorsorge, dass Dinge auch umgesetzt werden.