Treffen organisieren

Vom ersten Kennenlernen ist es ein weiter Weg, um in den Arbeitsmodus zu gelangen. Vielleicht passt der Begriff "Arbeit" dem einen oder anderen nicht, aber letztlich ist es das, was zwischen der Idee und ihrer Verwirklichung liegt: Eine Menge Arbeit.

Den Start machen in der Regel unstrukturierte Treffen, bei denen Ideen und Meinungen ausgetauscht werden. Und vermutlich werden Sie auch keine Protokolle Ihrer ersten Treffen anfertigen. Wäre aber eine gute Sache, denn sonst fangen Sie beim zweiten Treffen wieder von vorne an. Im Grunde ist es ganz einfach: Sie überlegen sich vor einem Treffen eine Tagesordnung und verschicken diese an alle Teilnehmer. Oder stellen sie zu Beginn des Treffens kurz vor, fragen, ob es noch weitere Themen gibt und gehen diese dann Schritt für Schritt an.

Außerdem benennen Sie einen Teilnehmer als Protokollanten und bitten ihn, nach jedem Punkt kurz zu erzählen, was er notiert hat. Sorgen Sie dafür, dass nur das festgehalten wird, was auch beschlossen wurde, dazu ein Name hinter jeder Aktion, damit klar ist, wer den Punkt weiter verfolgt. Ganz wichtig: Das Protokoll sollte möglichst wenige Tage nach dem Treffen bei allen Teilnehmern sein.

Klingt banal? Ich habe selten erlebt, dass Gruppen von Menschen von Anfang an so diszipliniert vorgehen. Aber genau das ist unsere Erfahrung: Je strukturierter Sie von Anfang an Ihr Projekt angehen, desto schneller gewöhnen sich alle daran. Was nicht bedeutet, dass diese Disziplin zum Selbstläufer wird. Spätestens, wenn sich Untergruppen bilden, was bei größeren Vorhaben eine gute Sache ist, tendieren Menschen dazu, das lästige Protokollieren gerne mal unter den Tisch fallen zu lassen. Oft sind es vor allem diejenigen, die besondere Positionen einnehmen wie z.B. der "Vorstand" - wenn Sie einen solchen haben -, der sich im kleinen Kreis trifft und die Ergebnisse des Treffens nicht festhält.

In heutigen Zeiten ist es nicht so schwer, die Dokumente elektronisch zentral abzulegen, so dass jedes Mitglied darauf zugreifen kann. Das Spannende daran ist: Allein die Tatsache, dass die Ergebnisse irgendwo abrufbar sind, ist ausschlaggebend. Viele werden sie nach dem Treffen gar nicht lesen, aber irgendwann tauchen Fragen auf wie "Wo wurde das denn beschlossen?"

Und selbst wenn nicht: Dinge, die schriftlich fixiert sind, haben eine ganz andere Verbindlichkeit für alle, deren Namen hinter einzelnen Aktionen stehen. Spätestens kurz vor dem nächsten Treffen werden diese sich erinnern und rasch noch aktiv werden. Deshalb dienen Protokolle als die beste Vorsorge, dass Dinge auch umgesetzt werden.